Поручение на обработку персональных данных
Поручение оформляется приложением к отдельному договору до передачи реальных материалов. Стороны фиксируют свои реквизиты, назначенные формы актов, получателей, условия привлечения обработчиков и применимую редакцию. Одна регистрация эксперта не заменяет заключение поручения с заказчиком.
1. Стороны и предмет
Заказчик является оператором персональных данных, содержащихся в материалах проводимых им осмотров, поскольку определяет цели обработки, состав сведений и получателей результата.
AutoExpert OS обрабатывает персональные данные по поручению Заказчика исключительно для предоставления функций платформы и не использует содержание осмотров в собственных целях. Лицом, исполняющим поручение, является Каргапольцев Семен Андреевич.
Для данных регистрации, оплаты, поддержки и безопасности пользователей Каргапольцев Семен Андреевич действует как самостоятельный оператор в объёме, определённом Политикой обработки персональных данных.
2. Цели обработки
Создание, проведение и документирование осмотров транспортных средств; распознавание загруженных документов; подготовка, хранение и выгрузка DOCX, PDF, XLSX и ZIP; передача результата указанному Заказчиком получателю; техническая поддержка; защита учётных записей и расследование инцидентов.
3. Категории субъектов
- эксперты и иные уполномоченные пользователи Заказчика;
- собственники и представители собственников транспортных средств;
- страхователи, выгодоприобретатели и иные участники осмотра, сведения которых необходимы для документа.
4. Перечень персональных данных
- ФИО, роль, телефон и email при наличии;
- сведения об учётной записи, организации, полномочиях и рабочем месте;
- сведения о транспортном средстве, VIN, государственном номере и регистрационных документах;
- фотографии автомобиля, документов и повреждений, сведения об осмотре;
- изображение росчерка и сведения о подтверждении простой электронной подписи;
- IP-адрес, сведения об устройстве и журналы действий.
Заказчик не должен передавать специальные категории персональных данных, если их обработка предварительно не согласована сторонами и не имеет отдельного законного основания. Биометрическая идентификация по росчерку платформой не выполняется.
5. Перечень операций
Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, распознавание, использование, формирование документов, предоставление уполномоченным получателям, блокирование, удаление, уничтожение и обезличивание с использованием средств автоматизации и без них.
6. Документированные указания
Указаниями Заказчика признаются действия его уполномоченных пользователей в интерфейсе, запросы через документированный API и обращения с подтверждённого адреса организации. AutoExpert OS вправе приостановить исполнение указания, которое явно нарушает закон, условия договора или права субъекта, уведомив Заказчика.
7. Конфиденциальность и безопасность
AutoExpert OS обязуется соблюдать конфиденциальность, ограничивать доступ служебной необходимостью, вести аудит административных действий, защищать соединения и учётные записи, обеспечивать резервное копирование и применять меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 Федерального закона N 152-ФЗ.
До начала производственной обработки стороны обеспечивают выполнение требований локализации по части 5 статьи 18 Закона N 152-ФЗ и проверяют территорию баз, файлов, резервных копий и обработки подрядчиками. Это договорное требование, а не утверждение о завершённом переносе текущей установки. Привлечение иных обработчиков допускается только по документированному разрешению Заказчика, в согласованном объёме и на условиях конфиденциальности и защиты.
8. Подтверждение мер и обращения субъектов
В течение срока поручения AutoExpert OS по обоснованному запросу предоставляет Заказчику документы и сведения, подтверждающие принятые меры. AutoExpert OS передаёт Заказчику относящиеся к материалам осмотра обращения субъектов и содействует в их исполнении.
9. Уведомление об инцидентах
При выявлении неправомерного или случайного доступа AutoExpert OS уведомляет Заказчика без неоправданной задержки по согласованному каналу и сообщает известные обстоятельства, категории затронутых данных, принятые меры и контакт ответственного лица. Срок взаимодействия должен позволять Заказчику выполнить обязательные уведомления, установленные законом.
10. Срок хранения
Автоматическая очистка рабочих материалов включена. Сроки и исключения приведены ниже. Она не распространяется на резервные копии и файлы, уже скачанные пользователем.
Хранение комплекта у заказчика
Заказчик — организация либо самостоятельно работающий эксперт — обязан до истечения срока доступности скачать сформированный комплект, проверить его полноту и обеспечить сохранность документов и включённых в комплект подтверждений подписания без изменения их содержания. Заказчик самостоятельно обеспечивает дальнейшее хранение и представление полученных документов по законным запросам суда и уполномоченных органов в течение сроков, применимых к его деятельности и соответствующим документам.
AutoExpert OS обеспечивает временное хранение в пределах сроков, установленных политикой обработки персональных данных. После правомерного удаления восстановление комплекта сервисом не гарантируется. Создание ZIP и размещение ссылки сами по себе не подтверждают получение комплекта заказчиком. Настоящее условие не исключает ответственность сторон за собственные нарушения и обязанности, установленные законом.
Обязанности заказчика закрепляются в принимаемом им пользовательском соглашении и применимом договоре; согласие участника осмотра не заменяет их принятия заказчиком. Новая редакция не изменяет ранее принятые условия задним числом.
- Запись на осмотр хранится 30 дней со дня создания. Изменение даты, редактирование и отмена не продлевают срок. Если осмотр не выполнен, запись удаляется; новая запись получает собственный срок.
- Материалы выполненного осмотра, фотографии, подписи, акты и ZIP хранятся 30 дней с первого формирования архива. Повторное скачивание и повторное формирование не продлевают срок. Если осмотр выполнен на 25-й день после записи, для материалов начинается отдельный срок 30 дней.
- Персональные сведения осмотра и строки журнала хранятся 180 дней со дня создания записи осмотра. После очистки сохраняются числовые показатели работы и количество осмотров по дням без ФИО клиента, контактов, VIN, госномера и материалов. Один осмотр учитывается один раз; календарь и архив не добавляют повторный результат.
Файлы протокола подтверждения PDF/DOCX входят в подтверждённый ZIP и удаляются вместе с материалами по 30-дневному сроку. Сведения о подтверждении в базе данных осмотра удаляются при очистке его персональных сведений по 180-дневному сроку. Для последующего использования документов необходимо до истечения срока скачать полный подтверждённый ZIP с протоколом; сохранённые числовые показатели не заменяют подписанные документы. Технические сведения и контрольные суммы, сохраняемые в базе сервиса, не следует считать включёнными в скачанный комплект.
Черновики отключены: автоматическое сохранение незавершённой формы не выполняется. Сроки отсчитываются по московскому времени; удаление назначается на ближайшую полночь после истечения полного срока и выполняется фоновым заданием. Для данных, существовавших до включения очистки, отсчёт начинается не ранее её включения. Установленный запрет удаления, незавершённая обработка или техническая ошибка могут приостановить задание; это не продление срока по желанию пользователя.
Архивные копии сервиса размещаются в выделенной папке Яндекс.Диска с ограниченным доступом. Очистка затрагивает только зарегистрированные архивы осмотров этой папки и соответствующие рабочие материалы сервера. Скачанные на компьютер или телефон файлы, а также копии у страховой компании или другого получателя сервис автоматически не удаляет.
Резервные копии не входят в эту автоматическую очистку. Удаление рабочих данных не означает уничтожения всех резервных экземпляров. Их сроки хранения, ограничения доступа и исполнение требований об удалении обеспечиваются отдельным регламентом оператора; автоматическая ротация резервных копий этой функцией не включается. Для обращения об удалении: Auto.ExpertOS@yandex.com. Это разграничение механизмов не отменяет обязанностей оператора по закону.
Досрочное удаление выполняется после проверки полномочий и оснований хранения. При документированном законном основании дальнейшего хранения применяется запрет удаления; его снятие и исполнение обращения требуют отдельной проверки.
11. Возврат и уничтожение
При прекращении поручения Заказчику предоставляется согласованный период для выгрузки в пределах действующего срока хранения. Удаление либо обезличивание выполняется с учётом законных оснований продолжения обработки. Исполнение в отношении резервных экземпляров проверяется отдельно; отчёт об очистке рабочих материалов не подтверждает уничтожение резервных копий.
12. Ответственность
Заказчик отвечает за цели обработки, состав собираемых данных, наличие оснований и законность передачи получателям. AutoExpert OS отвечает за соблюдение поручения и безопасность в пределах контролируемой им инфраструктуры. Каждая сторона незамедлительно сообщает другой стороне об обстоятельствах, способных повлиять на законность обработки.
13. Реквизиты и документы осмотра
Исполнитель поручения: Каргапольцев Семен Андреевич, ИНН 420517974187; физическое лицо, плательщик налога на профессиональный доход, г. Кемерово, Ленинградский проспект, д. 30В, кв. 27. Заказчик до реальной обработки указывает достоверные ФИО/наименование, статус, ИНН, адрес и контакт для обращений; представитель подтверждает полномочия. Отображаемое имя рабочего пространства не заменяет эти сведения.
Поручение охватывает технические подтверждения, версии актов и отдельные согласия. Исполнитель не выдаёт действия эксперта за независимую идентификацию клиента. Эксперт не переносит прежний росчерк на новые заявления клиента без нового подтверждения. Скачивание архива не прекращает серверную обработку автоматически; требование удалить файлы распространяется также на производные документы и резервные копии с учётом согласованного регламента.
Допустимые материалы осмотра
Для загрузки в осмотр допускаются только: СТС; ПТС и выписки из ЭПТС; направление страховой компании на осмотр; акт осмотра; приложение к процессуальному документу ГИБДД, вынесенному по результатам рассмотрения материалов данного ДТП; извещение о дорожно-транспортном происшествии, составленное водителями самостоятельно или при участии аварийного комиссара; материалы фиксации этого ДТП, составленные аварийным комиссаром (акт, схема, фотоматериалы); фотографии осматриваемого автомобиля, его деталей, комплектующих и повреждений, VIN и иных заводских маркировок. ПТС, выписки из ЭПТС и перечисленные документы о ДТП загружаются в раздел «Документы к осмотру». Материалы должны относиться к конкретному осмотру и содержать только необходимые для него сведения.
Из приложений обрабатываются необходимые для осмотра дата, время, место и обстоятельства ДТП, схема, сведения о транспортном средстве (марка, модель, VIN, госномер), видимые повреждения, реквизиты относящихся к осмотру документов и страхового полиса, а также необходимые сведения о собственнике и участнике осмотра при наличии законного основания. Наличие в бланке граф о других водителях и свидетелях не делает все их данные необходимыми для осмотра.
До загрузки подготовьте отдельную копию без лишних данных. Исключите из неё даты рождения, домашние адреса, телефоны, подписи и иные данные других водителей и свидетелей, если они не нужны для осмотра или нет основания для их передачи; реквизиты водительских удостоверений; заполненные сведения об освидетельствовании, направлении на медицинское освидетельствование, состоянии опьянения и здоровье. Эти сведения о здоровье в текущий объём обработки приложений не входят. Скрытие должно удалять данные из отправляемого файла, а не оставлять их под снимаемым слоем, в распознаваемом тексте PDF или миниатюрах. Исходный документ не изменяйте. Автоматическое скрытие данных сервисом сейчас не выполняется.
Приложения к ДТП загружаются добровольно, только при наличии законного основания для передачи содержащихся в них данных. До загрузки необходимо исключить избыточные сведения, в том числе паспортные данные, номера водительских удостоверений, сведения о здоровье и не относящиеся к осмотру данные третьих лиц. Согласие одного участника осмотра не является согласием остальных участников ДТП. Название «Приложения к ДТП» не разрешает загрузку произвольных справок или любых документов ГИБДД и аварийного комиссара.
Запрещено загружать паспорт гражданина, водительское удостоверение, доверенности, медицинские и банковские документы, фотографии лиц и иные материалы вне указанного перечня. Запрет действует для всех полей, фотографий, вложений и обращений в поддержку. Техническая возможность прикрепить файл не означает разрешения на его обработку. Проверка оригинала документа экспертом при личной встрече не означает его загрузку в AutoExpert OS.
Перед отправкой эксперт проверяет содержание каждого файла, наличие законного основания и полномочий на передачу данных. Из разрешённых материалов следует исключить не относящиеся к осмотру сведения и изображения третьих лиц. Подпись участника, необходимые сведения о нём и данные аккаунта обрабатываются отдельно в объёме, указанном в соответствующих документах сервиса.
Отправка запрещённого материала нарушает условия сервиса и не расширяет согласие участника или поручение на обработку. Загрузивший материал пользователь и его организация отвечают за свои действия и правомерность передачи в пределах закона. Это не исключает собственных обязанностей и ответственности AutoExpert OS за фактически полученные данные.
Если лишний документ уже отправлен, прекратите его дальнейшее использование и передачу и сообщите в поддержку по опубликованному адресу, указав номер осмотра и название файла, не прикладывая документ повторно. Сервис рассматривает обращение, ограничивает неправомерную обработку и решает вопрос удаления в предусмотренные законом сроки с учётом оснований хранения, копий и получателей. Скачивание архива само по себе не удаляет серверные и резервные копии. Автоматическое распознавание и блокирование всех запрещённых документов не гарантируется.
Добавление новых категорий материалов возможно только после изменения опубликованных условий и определения законных оснований; когда требуется согласие или новое поручение, они оформляются до начала такой обработки. Эти условия не заменяют обязательные договоры и организационные меры защиты данных.